Πρακτικός οδηγός Κοστολόγησης για μικρές επιχειρήσεις από την COSTWISE


10.07.2013

«Κόστος προϊόντων και υπηρεσιών: μια εμπειρική προσέγγιση για τον νέο επιχειρηματία»

Γενικά
 
Η παραγωγή προϊόντων καθώς και η παροχή υπηρεσιών συνοδεύεται από δαπάνες οι οποίες θα πρέπει να καλυφθούν από την τιμή πώλησης, στην οποία φυσικά θα πρέπει να υπάρχει και ένα περιθώριο κέρδους το οποίο θα επιτρέπει την ανταμοιβή του επιχειρηματία για το ρίσκο που επέλεξε να πάρει ανοίγοντας μια επιχείρηση και επενδύοντας χρόνο και χρήματα σε αυτή. 
Ο υπολογισμός του κόστους των παραγόμενων προϊόντων ή των παρεχόμενων υπηρεσιών είναι μια διαδικασία που αξίζει ιδιαίτερης προσοχής από έναν επιχειρηματία καθώς το σωστά ορισμένο κόστος διευκολύνει στον σωστότερο υπολογισμό των περιθωρίων κέρδους και στην βελτίωση κάποιων διαδικασιών με στόχο να μειωθεί το κόστος που περιέχεται σε αυτές. 
Για επιχειρήσεις οι οποίες δεν διαθέτουν ιστορικά στοιχεία όπως είναι οι περιπτώσεις νέων επιχειρήσεων ή οι περιπτώσεις δημιουργίας νέων προϊόντων/υπηρεσιών/αναδιοργάνωσης κλπ. υπάρχουν διάφορες τεχνικές και μέθοδοι ώστε να οριστούν με όσο το δυνατόν μεγαλύτερη ακρίβεια τα κόστη.
 
Στο παρόν κείμενο γίνεται αναφορά σε κάποιες από τις τεχνικές και τις μεθόδους αυτές, με επικρατούσες τις ‘πινελιές’ εμπειρικής προσέγγισης για την ευκολότερη εφαρμογή αυτών από τον αμύητο επιχειρηματία. Εξυπακούεται πως η μελέτη αυτή σε καμία περίπτωση δεν υποκαθιστά ένα πλήρες έργο για την κοστολόγηση ή έναν επαγγελματία Κοστολόγο ο οποίος είναι σε θέση να ορίσει τα κόστη με πιο μεγάλη ακρίβεια και αξιοπιστία. 
Τα ζητήματα που αναφέρονται παρακάτω είναι μόνον ένα δείγμα των αμέτρητων ζητημάτων κοστολόγησης που προκύπτουν στις επιχειρήσεις αλλά είναι οπωσδήποτε βασικά και χρειάζεται να τα γνωρίζει ένας επιχειρηματίας. 

1. Άμεσα και Έμμεσα κόστη
 
Αρχικά είναι σημαντικό να διαχωρίσουμε τα κόστη της επιχείρησής μας σε άμεσα και έμμεσα. Άμεσα είναι αυτά που σχετίζονται απ’ ευθείας με το προϊόν ή την υπηρεσία μας και έμμεσα όλα τα υπόλοιπα. Για να γίνει ακόμα ευκολότερα η δουλειά αυτή υπάρχει ο διαχωρισμός των άμεσων εξόδων σε α) άμεσα εργατικά, β) άμεσα υλικά και γ) άμεσες δαπάνες και των εμμέσων σε α) έμμεσα εργατικά, β) έμμεσα υλικά και γ) έμμεσες δαπάνες.

1.1 Κόστος εργασίας
 
 
Εάν δεν έχουμε ιστορικά στοιχεία, το κόστος του παράγοντα ‘εργασία’ μπορεί να υπολογιστεί με βάση τα δεδομένα που ισχύουν στην αγορά. Εάν θέλουμε να υπολογίσουμε π.χ. το κόστος της εργατοώρας θα πρέπει να ανατρέξουμε σε στοιχεία που περιέχονται στις συλλογικές συμβάσεις εργασίας (ΣΣΕ) για τον κλάδο στον οποίο δραστηριοποιείται η επιχείρηση και να βρούμε εκεί τον κατώτατο μισθό που ισχύει σε εκείνο τον κλάδο. Τέτοια στοιχεία μπορούμε να βρούμε εύκολα στο διαδίκτυο όπως για παράδειγμα στην ιστοσελίδα της ΓΣΕΕ (www.gsee.gr) ή να ενημερωθούμε από τον λογιστή μας.
 Έστω ότι ο μηνιαίος μισθός σύμφωνα με την ΣΣΕ ανέρχεται στα € 800 καθαρά ανά μήνα. Επειδή ο εργοδότης υποχρεούται να πληρώσει και διάφορα επιδόματα, φόρους κλπ. ένας πρακτικός τρόπος υπολογισμού το κόστους εργασίας για τις ανάγκες της κοστολόγησης ενός προϊόντος ή μιας διαδικασίας είναι να πολλαπλασιάσουμε το καθαρό ποσό επί 1½ ώστε να βρούμε κατά προσέγγιση την μικτή επιβάρυνση. Κατόπιν το ποσό του μήνα το πολλαπλασιάζουμε με τον αριθμό 14 γιατί είναι 12 οι μισθοί συν περίπου δυο μηνιάτικα τα δώρα Πάσχα, Χριστουγέννων και το επίδομα αδείας. Στην συνέχεια διαιρούμε το τελικό αποτέλεσμα με το 11 γιατί η πραγματική απασχόληση θα λάβει χώρα μέσα σε 11 μήνες. Τέλος διαιρούμε το ποσό που βρήκαμε για τον μήνα με τις ώρες απασχόλησης του εργαζομένου στην επιχείρησή μας ώστε να προκύψει το κόστος της εργατοώρας. 
€ 800*1,5 = € 1200 /μήνα
€ 1200*14μήνες = € 16.800 /έτος
€ 16800/11μήνες = € 1527,27 καθαρή επιβάρυνση εργοδότη /εργάσιμο μήνα
€ 1527,27/173,33ώρες (5ήμερο/8ωρο) = € 8,81/ώρα καθαρή επιβάρυνση εργοδότη/ ώρα
Κατόπιν χρησιμοποιούμε το κόστος αυτό για να υπολογίσουμε το κομμάτι των εργατικών σε ένα προϊόν ή μια υπηρεσία. 
 

1.2 Κόστος υλικών

 
Το κόστος υλικών είναι ένα σημαντικό κομμάτι της κοστολόγησης και πολλές φορές παρουσιάζει ιδιαιτερότητες που χρειάζονται μεγάλη προσοχή. Για παράδειγμα, εάν η επιχείρησή μας κάνει χρήση πρώτων υλών οι οποίες είναι σημειωμένες στα ταμπλό των χρηματιστηρίων (π.χ. μέταλλα/LΜΕ) τότε με ποιο κόστος θα πρέπει να κοστολογήσουμε τα προϊόντα που θα παραχθούν: με το ιστορικό, το σημερινό ή με εκτίμηση του μελλοντικού; Σε αυτή την περίπτωση ένα επιστημονικά δομημένο σύστημα που θα μας ορίζει το κόστος των υλικών είναι απολύτως απαραίτητο. 
Εάν δεν έχουμε σύστημα κοστολόγησης και μέχρι να αποκτήσουμε κάποιο, μπορούμε να κάνουμε εκτιμήσεις για την ανώτατη τιμή που μπορεί να προκύψει μέσα στο επόμενο 6μηνο-12μηνο και να χρησιμοποιήσουμε εκείνη την τιμή ως παραδοχή για το κόστος της πρώτης μας ύλης.  
Για λιγότερο ευμετάβλητα προϊόντα ως προς την τιμή και εφόσον δεν έχουμε ιστορικά στοιχεία στην διάθεσή μας, τότε μπορούμε να πάρουμε οικονομικές προσφορές από 3-4 προμηθευτές της ύλης αυτής για ποσότητες όμως κανονικών συνθηκών παραγωγής, δηλαδή την ποσότητα που θα χρειαζόμασταν εάν είχαμε μια εδραιωμένη μονάδα και όχι την ποσότητα που χρειαζόμαστε στην πρώτη περίοδο λειτουργίας της επιχείρησής μας. Ο λόγος είναι πως η τιμή που ισχύει για μεγάλες ποσότητες είναι κατά κανόνα  χαμηλότερη ανά μονάδα και εάν υπολογίσουμε με την ακριβότερη τιμή το κόστος του προϊόντος μας, τότε αυτό θα φτάσει στην αγορά με πιθανόν μη ανταγωνιστική τιμή και δεν θα μπορεί να διατεθεί.  
Αποσαφηνίζοντας το κόστος των α’ υλών,  υπολογίζουμε καλύτερα και το κομμάτι του κόστους που αφορά τα υλικά που χρησιμοποιούμε στα προϊόντα ή τις υπηρεσίες που παράγουμε.

1.2 Δαπάνες

 
Οι δαπάνες είναι το τρίτο μέρος του άμεσου και του έμμεσου κόστους. Στις άμεσες δαπάνες θα πρέπει να σκεφτούμε έξοδα που κάνουμε για μια συγκεκριμένη υπηρεσία ή προϊόν. Για παράδειγμα όταν είμαστε σύμβουλοι επιχειρήσεων και επισκεφτούμε έναν πελάτη στην έδρα του, το κόστος της βενζίνης που καταναλώσαμε είναι μια άμεση δαπάνη του έργου. Την άμεση δαπάνη την καταλογίζουμε εξολοκλήρου στο έργο το οποίο την προκάλεσε.
Στις έμμεσες δαπάνες περιλαμβάνονται όλα τα έξοδα που γίνονται για να υπηρετήσουν την επιχείρηση γενικά. Παραδείγματα εμμέσων δαπανών είναι τα έξοδα στέγασης και η αμοιβή του λογιστή. 
Το πρόβλημα με τις δαπάνες είναι ο τρόπος επιμερισμού τους στα προϊόντα και τις υπηρεσίες μας. Ο λόγος που αυτό είναι πρόβλημα σχετίζεται με το δυσανάλογο του καταλογισμού που μπορεί να προκύψει όταν επιμερίσουμε ένα ποσό μιας δαπάνης  με τυχαίο τρόπο στα προϊόντα ή τις υπηρεσίες μας. 
Για παράδειγμα: έστω ότι είμαστε αργυροχρυσοχόοι και έχουμε όμοιες παραγγελίες από τις οποίες οι πέντε θα ολοκληρωθούν στον τρέχον μήνα και οι τέσσερις θα ολοκληρωθούν στον επόμενο. Μία από τις γενικές δαπάνες μας είναι το ενοίκιο το οποίο έστω ότι είναι € 1000/μήνα. 
Εάν διαιρέσουμε το ενοίκιο με τις 5 παραγγελίες αυτού του μήνα τότε θα πρέπει να επιβαρύνουμε την κάθε παραγγελία με € 200. Τον επόμενο μήνα, εάν διαιρέσουμε το ενοίκιο με τις 4 παραγγελίες τότε θα πρέπει να επιβαρύνουμε την κάθε παραγγελία με €250. Εάν πάλι διαιρέσουμε το ενοίκιο των δύο μηνών με 9 παραγγελίες τότε θα πρέπει να επιβαρύνουμε την κάθε παραγγελία με € 222 περίπου. Έτσι για τα ίδια προϊόντα μπορούμε να έχουμε τρεις διαφορετικές εκδοχές του κόστους με ό,τι  συνεπάγεται αυτό για την δυσκολία διαμόρφωσης του κόστους και της τιμής πώλησης.  
Ένας τρόπος για να αποφύγουμε αυτές τις διακυμάνσεις στο κόστος, είναι να ορίσουμε τον όγκο εργασιών που είναι ενδεικτικός για την δραστηριότητά μας. Εάν στο παραπάνω παράδειγμα η μέγιστη δυναμικότητα του εργαστηρίου μας είναι 5 παραγγελίες/μήνα, τότε το ενοίκιο θα πρέπει να το διαιρέσουμε με το 5 και σε κάθε παραγγελία να χρεώνουμε για την κατηγορία δαπάνης «ενοίκιο», € 200. 
Μια τέτοια λογική γίνεται πολύπλοκη όταν έχουμε διαφορετικά είδη προϊόντων ή υπηρεσιών. Ένας από τους τρόπους για να αντιμετωπίσουμε κάτι τέτοιο είναι να βάλουμε παράγοντες αναλογίας ανά προϊόν ή υπηρεσία ως προς το σύνολο των προϊόντων ή των υπηρεσιών με κάποιο κλειδί επιμερισμού. Για παράδειγμα εάν ορίσουμε ως κλειδί επιμερισμού το ποσοστό συμμετοχής μιας υπηρεσίας στον χώρο που διαθέτουμε τότε υπολογίζουμε το ποσοστό αυτό και μοιράζουμε με το υπολογισθέν ποσοστό την δαπάνη. 
Πιο αναλυτικά, εάν έχουμε μια διαφημιστική εταιρία και διαθέτουμε έναν συνολικό χώρο 200τ.μ. με ενοίκιο €1000 και οι υπηρεσίες που παρείχαμε χωριζόταν στο δημιουργικό τμήμα και το τμήμα προγραμματισμού ιστοσελίδων και το καθένα καταλάμβανε από 100τ.μ. χώρων γραφείου, τότε το ποσοστό συμμετοχής στις δαπάνες ενοικίου είναι 50% άρα το κάθε τμήμα θα πρέπει να χρεωθεί με €500 ενοικίου. Επομένως στις ιστοσελίδες που πουλάει αυτή η εταιρία θα πρέπει να κατανεμηθούν μόνον τα €500. 
2. Συγκέντρωση και κατηγοριοποίηση δαπανών
 
Με στόχο να καταφέρουμε να ελέγξουμε ευκολότερα τα κόστη μας, είναι ωφέλιμο να συγκεντρώσουμε και να κατηγοριοποιήσουμε τις δαπάνες μας. Έτσι για παράδειγμα μπορούμε να συγκεντρώσουμε όλα εκείνα τα έξοδα που γίνονται για την στέγαση της επιχείρησής μας, όπως είναι το ενοίκιο, ασφάλιστρα, φωτισμός κ.α. σε μία στήλη την οποία ονομάζουμε «στέγαση» και τα έξοδα προβολής της επιχείρησής μας σε μία άλλη στήλη την οποία μπορούμε να ονομάσουμε «δαπάνες προβολής». 
Στο παράδειγμα της ενότητας 1.2 με την διαφημιστική εταιρία, εάν έχουμε συγκεντρωμένα πλέον όλα τα έξοδα που σχετίζονται με την στέγαση, θα διαιρέσουμε αυτά με τα τετραγωνικά μέτρα του κτηρίου και θα επιμερίσουμε στο κάθε τμήμα και όχι μόνον το ενοίκιο.  Έτσι αποκτάμε μεγαλύτερη ακρίβεια στους υπολογισμούς μας για το κόστος. 
 
2.1 Συγκέντρωση 
 
Η συγκέντρωση δαπανών είναι  απαραίτητο να γίνεται με τυποποιημένο και συνεπή τρόπο. Ο νέος επιχειρηματίας θα πρέπει να αφιερώσει χρόνο για να σκεφτεί το σύστημα εκείνο που θα τον εξυπηρετεί καλύτερα στην συστηματική καταγραφή δαπανών. Οι δυνατότητες που μας δίνουν οι Η/Υ και τα διάφορα λογισμικά είναι σχεδόν απεριόριστες και  δεν θα πρέπει να μείνουν ανεκμετάλλευτες από τον επιχειρηματία καθώς η αυτοματοποίηση γλιτώνει πολύτιμο χρόνο και η ηλεκτρονικά καταγεγραμμένη πληροφορία είναι πολύ πιο εύκολα διαχειρίσιμη.   

2.2 Κατηγορίες
 
Ενδεικτικά και σε καμία περίπτωση εξαντλητικά, κατηγορίες συγκέντρωσης δαπανών θα μπορούσαν να είναι οι εξής:
 
Δαπάνες διοίκησης
Δαπάνες προβολής/διαφήμισης
Δαπάνες στέγασης
Χρηματοοικονομικά κόστη (τόκοι, έξοδα δανείων κλπ)
Δαπάνες εργατικών
Δαπάνες εξοπλισμού
κ.α.
Στον ορισμό των κατηγοριών θα πρέπει να αποφεύγουμε τις υπερβολές και να σκεφτόμαστε με γνώμονα το μέγεθος της επιχείρησής μας και την πολυπλοκότητα των διαδικασιών μέσα σε αυτή. Ο λόγος της κατηγοριοποίησης στην περίπτωση πολύ μικρής επιχείρησης με ένα μόνον αντικείμενο (π.χ. επιχείρηση δακτυλογραφήσεων κειμένου) θα ήταν σχεδόν ανύπαρκτος αφού όλες οι δαπάνες θα πρέπει να καλυφθούν από ένα και το αυτό προϊόν της επιχείρησης (πχ. δακτυλογραφημένες λέξεις/μήνα).  Στο παράδειγμα αυτό αναφέρω το «σχεδόν ανύπαρκτος» γιατί η κατηγοριοποίηση εμπεριέχει μια λειτουργία ελέγχου και για κάποιον που θα ήθελε να ελέγχει επιμέρους δαπάνες θα ήταν πάρα τα προγραφέντα χρήσιμη.  

3. Φορείς κόστους και δυναμικότητα
 
Ένα ακόμα σημαντικό κομμάτι σε αυτή την απλή ανάπτυξη ζητημάτων κοστολόγησης για νέες επιχειρήσεις είναι οι φορείς κόστους και η δυναμικότητα, από τον συσχετισμό των οποίων μπορούμε να βοηθηθούμε για τον υπολογισμό του κόστους ανά μονάδα προϋπολογιστικά. 
 
3.1. Φορείς κόστους
 
Οι φορείς κόστους είναι πολύ απλά ο πυρήνας στα προϊόντα ή τις υπηρεσίες  της επιχείρησής μας. Οι φορείς κόστους είναι το τελευταίο οχυρό του επιμερισμού δαπανών και με την πώλησή τους θα πρέπει να καλύψουν τα συνολικά μας έξοδα και κατά προτίμηση να μας φέρουν και κέρδη. 
Σημαντικότατο είναι να ορίσουμε με μεγάλη σαφήνεια τους φορείς αυτούς. Για παράδειγμα σε μια συμβουλευτική εταιρία παροχής χρηματοοικονομικών συμβουλών, ο φορέας κόστους είναι οι ανθρωποώρες των συμβούλων, σε μια τράπεζα φορέας κόστους  (κατά κύριο λόγο) είναι τα διάφορα επιτόκια δανεισμού ενώ σε μια εταιρία παραγωγής προϊόντων φορείς κόστους είναι τα ίδια τα προϊόντα της. 
 
3.2. Δυναμικότητα


 
Σημαντικό σχετικά με τους φορείς κόστους είναι να υπολογίσουμε όσο το δυνατόν γίνεται πιο καλά την δυναμικότητα της επιχείρησής μας σε σχέση με τους φορείς κόστους. 
 
Στην παροχή υπηρεσιών όπου φορέας κόστους είναι οι ανθρωποώρες, θα πρέπει να υπολογίσουμε τις διαθέσιμες ανθρωποώρες της επιχείρησης εντός μίας περιόδου και αντίστοιχα τις ώρες που χρειάζονται για την τέλεση μιας υπηρεσίας. 
Στην παραγωγή προϊόντων θα πρέπει να υπολογίσουμε τον όγκο παραγωγής προϊόντων και αντίστοιχα να κάνουμε εκτιμήσεις για την ζήτηση των προϊόντων αυτών.
 
Στην πρώτη περίπτωση, τις ανθρωποώρες τις υπολογίζουμε με βάση τις ώρες λειτουργίας της επιχείρησης μας (π.χ. 40ώρες/εβδομάδα) επί τον αριθμό των ανθρώπων που απασχολούνται κάθε εβδομάδα με αναγωγή ωρών για αυτούς που δουλεύουν λιγότερο. 
Στην δεύτερη περίπτωση, δηλαδή στην παραγωγή προϊόντων, την μέγιστη δυναμικότητα μπορούμε να την υπολογίσουμε με βάση την δυναμικότητα των μηχανών που χρησιμοποιούμε. 
Ένας εμπειρικός κανόνας λέει ότι μια μηχανή δεν αποδίδει περισσότερο από το 70% της μέγιστης δυναμικότητάς της. 

Μια ευγενική προσφορά της COSTWISE

 



Designed & Developed by ZootHoot